Description du poste et Missions
Dans le cadre d’un renfort ponctuel, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour accompagner la Directrice de la filière Personnes Âgées et la Responsable de Filière dans la structuration, la coordination et le suivi des activités de la filière.
Véritable appui opérationnel, vous contribuerez à fluidifier le fonctionnement quotidien de la filière en assurant la production documentaire, la création d’outils de suivi et la consolidation des informations remontées des établissements.
Vos missions principales :
Assurer la production et la structuration des supports de la filière
Préparer et mettre en forme les supports de présentation pour les réunions de filière et les différentes instances
Rédiger les comptes-rendus associés et assurer leur diffusion dans les délais impartis
Garantir l’archivage et la traçabilité des documents selon l’organisation définie
Assurer le lien avec les services supports lorsque des actions ou retours sont nécessaires
Construire et suivre les outils de pilotage
Créer, actualiser et diffuser des tableaux de suivi partagés avec les directeurs et responsables d’établissements
Centraliser les informations transmises par les établissements, effectuer les relances nécessaires et consolider les données
Structurer les remontées terrain afin de faciliter leur exploitation par la Responsable de Filière
Veiller au classement et à l’organisation des documents dans les espaces partagés
Contribuer à l’amélioration des méthodes et outils de travail
Participer à la création de gabarits, outils et supports facilitant le fonctionnement de la filière
Contribuer à la formalisation de procédures et de modes opératoires
Être force de proposition pour identifier des pistes d’amélioration continue et optimiser les pratiques
Profil recherché
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à structurer l’information.
Vous appréciez travailler dans un environnement où la coordination, la fiabilité des données et la qualité des supports sont essentielles.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et PowerPoint, et êtes à l’aise avec la création de tableaux de suivi et la mise en forme de documents.
Une connaissance du secteur médico-social, des EHPAD particulièrement est un atout pour ce poste.
Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez collaborer avec différents interlocuteurs et recueillir des informations auprès des équipes terrain.
Vous souhaitez mettre vos compétences administratives, organisationnelles et votre sens du collectif au service d’une filière porteuse de sens ? Rejoignez-nous !