Créé par Malakoff Humanis et le Groupe VYV, Kalixia est la première plateforme française de soins, en nombre de bénéficiaires (15 millions), en optique, contactologie digitale, audiologie, dentaire, ostéopathie et hôpital.
La plateforme compte plus de 6 400 centres d’optique-lunetterie partenaires, 4 200 centres d’audioprothèse, 7 600 chirurgiens-dentistes en omnipratique, implantologie, parodontologie et orthodontie, et 500 ostéopathes. Ces partenariats permettent aux assurés d’accéder à des soins et des équipements de qualité à des tarifs maîtrisés, et sans avance de frais (en optique, audiologie et dentaire). Pour répondre aux besoins et préoccupations actuels des Français en termes de santé, deux nouveaux services ont récemment été lancés par Kalixia : Kalixia Contacto 2.0 et Kalixia Hospit.
Le poste :
En tant qu'assistant de direction (H/F) rattachée au pôle Direction, vous assurez l’assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle de la direction. Vous facilitez la coordination entre les services, veillez à la bonne circulation des informations et à la confidentialité des dossiers traités.
Nos locaux sont situés à Paris (15ème arrondissement).
Vos missions principales :
- Gestion des agendas
- Gérer l’emploi du temps quotidien des membres du Comité de Direction (CODIR) (prise de RDV, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
- Gestion documentaire
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à la Direction que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes-rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Gérer les notes de frais.
- Gestion des moyens généraux
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Veiller à la bonne tenue des locaux.
- Accompagner la direction dans le projet de déménagement.
- Gestion des instances
- Planifier les Assemblées Générales (AG), Conseils d’Administration (CA), Bureaux, Comités Stratégiques (COSTRAT), CODIR et Comités Projets (COPROJ).
- Rédiger les convocations aux instances et les adresser aux personnes concernées.
- Rédiger les procès-verbaux (PV) et les Comptes-Rendus (CR) des instances et les adresser aux personnes concernées.
- Assurer les démarches nécessaires auprès des administrations publiques.
- Suivi budgétaire
- Centraliser les devis et factures.
- Les saisir dans les outils ad hoc.
- Les circulariser auprès des membres du CODIR, pour validation.