Assistant Qualité - H/F - Temps partiel 17h30 / semaine
Description du poste et Missions Contrat à durée indéterminée à temps partiel 17h30 / semaine. Politique d’amélioration de la qualité – gestion des risques Sous la responsabilité / autorité du RAQ : - Participe à la préparation des réunions des instances / groupe de travail / « réunions qualité » : préparation des réunions, des documents, rédaction et diffusion des comptes-rendus, suivi des plans d’actions, suivi des plannings de réunions… - Participe à la mise en œuvre des orientations définies par les instances ; - Met à jour le programme d’amélioration de la qualité et sécurité des soins (PAQSS), des plans d’actions sur le logiciel qualité gestion des risques ; - Réalise, formalise des audits, saisit les résultats et renseigne le tableau de suivi des audits des établissements ; - En collaboration avec les professionnels, recueille des indicateurs (ex. indicateurs IAQSS) ; - Alimente et met à jour le logiciel qualité (documentation, utilisateurs, PAQSS…) ; - Exploite les différentes enquêtes (notamment de satisfaction, dispositif de mesure de la satisfaction e-satis) et en assure le reporting régulier. Certification / Evaluation HAS : - Sous la responsabilité / autorité de la RAQ : participe à la conduite la démarche de certification (sanitaire) et évaluation externe (médico-social) HAS. Gestion des risques - Participe avec le RAQ et les cadres de proximité, à la promotion de la déclaration d’Evènements Indésirables (EI) ; - Transmet les Evénements Indésirables aux acteurs concernés ; - Participe à l’analyse des EI ; - Elabore les bilans des EI déclarés au sein de l’établissement (recueil, statistiques…) ; - En collaboration avec le coordonnateur de la gestion des risques associés aux soins, prépare les CREX et autres enquêtes d’événements indésirables (EIG, plaintes…) préalablement identifiés comme nécessitant une analyse des causes ; - Assure le lien entre la gestion des plaintes et la gestion des événements indésirables au travers de la CDU et du logiciel qualité ; - Elabore, avec l’assistante de Direction, les bilans des plaintes et réclamations au sein de l’établissement (recueil, statistiques…). Accompagnement, sensibilisation & formation des professionnels - Assistance méthodologique aux professionnels de l’établissement : aide à la recherche documentaire, bibliographie, formation des professionnels en termes de méthodologie qualité et gestion des risques, construction et suivi d’indicateurs, formalisation des pratiques… ; - Aide à la sensibilisation des professionnels à l’importance et aux enjeux de la démarche continue de la qualité-GDR ; - Sensibilise les professionnels à la démarche qualité- GDR et les forme et au logiciel qualité : gestion documentaire, recherche des documents, déclaration d’Evénements Indésirables, gestion des comptes utilisateurs (création, revue de comptes…) etc… - Organise la semaine sécurité du patient, journée hygiène des mains etc. Gestion de la documentation Crée et met à jour des documents avec les professionnels concernés ; Aide technique auprès des professionnels ; S’assure du respect des règles de gestion documentaire (trame type / éléments obligatoires / charte communication…) ; Assure la mise en page de la documentation qualité (procédures, modes opératoires, formulaires, documents d’informations…) ; Assure la traçabilité et le classement de la documentation par l’attribution des codes de référencement ; Assure la diffusion des documents sur le logiciel qualité ; Archive et classe les versions papier et informatique des documents. Lien avec les usagers et communication extérieure - Suit, analyse et diffuse les résultats de recueil de la satisfaction des patients, par le biais des questionnaires de satisfaction, dispositif e-satis, expérience patient … ; - Assure, avec l’assistante de Direction CMRF, le secrétariat de la CDU, prépare les réunions et participe à la rédaction du rapport annuel ; - Intègre les actions d’amélioration issues de la CDU, des enquêtes, des plaintes et réclamations dans le PAQSS. Communication - Avec les services support RH, met à jour le livret d’accueil des nouveaux professionnels - En collaboration avec le service communication du groupe, met à jour les documents de communication, les sites internet, livret d’accueil patient… - Propose des articles de communication pour les supports VYV3 Terres d’Oc (réseaux sociaux, newsletter interne…) ; - Diffuse divers courriers, notes de service relatifs à la démarche qualité. Lien avec nos fournisseurs - Est en liaison avec nos prestataires (restauration par exemple) et leur équipe qualité pour la gestion de projets communs, réunions communes et le suivi de leur système qualité. Profil recherché Exigences du poste : - Connaissances approfondies des techniques qualité - Connaître la réglementation sur la gestion des risques en établissement de santé - Connaissance du milieu de la santé - Maîtrise des référentiels de Certification et d’Evaluation Savoir-faire - Maitrise des outils informatiques et bureautiques nécessaires à l'activité - Capacité de communication, aptitude pédagogique - Capacité à faire adhérer les professionnels à la démarche qualité - Adaptabilité, sens de l’organisation, rigueur, esprit de synthèse et sens critique - Aisance rédactionnelle Savoir-être - Adaptabilité, sens de l’organisation, rigueur - Aisance rédactionnelle - Sens du relationnel et de la communication - Être une personne ressource et pédagogue - Être à l’écoute des besoins et des difficultés des professionnels et qualité relationnelle - Être organisé, motivé, disponible - Notions de secret professionnel et confidentialité - Disponibilité, adaptabilité, force de proposition, sens de l’organisation - Esprit de synthèse - Dynamisme, diplomatie, adaptabilité, maitrise de soi Compétences techniques - Connaître la réglementation sur la gestion des risques en établissement de santé - Maîtrise les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, …) - Maîtrise les référentiels Certification et d’Accréditation - Connaitre les orientations stratégiques de l’entreprise Compétences organisationnelles et d’adaptation - S’adapter et suivre les évolutions réglementaires des domaines spécifiques placés sous sa responsabilité - Capacités d’observation et d’analyse Compétences relationnelles - Collaboration avec ses pairs - Maitriser les techniques d’animation de groupes - Capacité pédagogique dans l’appropriation de nouvelles techniques et outils par les professionnels, afin d’assurer une homogénéité d’effectivité des projets sur le terrain - Capacité à faire adhérer les professionnels à la démarche qualité.